Doorgaan naar hoofdcontent

Access: hoe kunnen we de omvang van een database beïnvloeden?

Inleiding

De omvang van de database in Access heeft een limiet van 2 Gigabyte. Boven deze limiet ontstaan er problemen. De database wordt onbetrouwbaar.

Hieronder de specificaties van Microsoft voor een MDB of ACCDB database:

Bepalend voor de grootte

Uiteraard is het de hoeveelheid data die bepaalt hoe groot een Access database wordt. Maar dit is te simpel gesteld. Er zijn allerlei factoren die in verschillende mate invloed hebben op de grootte. We gaan deze factoren op een rijtje zetten.

  • Aantal objecten of tabellen, query’s, formulieren, rapporten, VBA modules.
  • Aantal kolommen of velden.
  • Gegevenstype en veldeigenschappen.
  • Toegevoegde OLE objecten aan de database.
  • SQL als Querydef.
  • In VBA gecreëerde objecten.
  • Verwijzingen.
  • Invoegtoepassingen / addins.
  • Aantal geregistreerde gebruikers voor de database.

Mogelijke aanpassingen van de grootte van de database

Tabellen: aantal records

Tabellen groeien evenredig aan het aantal records. Het kan dus de moeite lonen records over te hevelen naar tabellen voor historische gegevens in een andere database. Elke nieuwe database kan opnieuw 2 gigabyte groot zijn. Externe koppelingen naar een derde database laten de database met de gekoppelde tabellen nauwelijks groeien.

Tabellen: aantal kolommen

Hoe meer kolommen, hoe groter de tabel. Het kan dus schelen om het aantal kolommen te reduceren. Is de Id die Access vaak automatisch toevoegt, strikt nodig? Is een tabel goed genormaliseerd? Afgeleide kolommen kunnen eventueel verwijderd worden.

Tabellen: gegevenstypen en veldeigenschappen

Als we bij een kolom kiezen voor numeriek dan kiest Access bij veldeigenschappen automatisch voor Lange integer waar een gewone Integer of een Byte minder ruimte in beslag neemt. Het zelfde geldt voor dubbele en enkele precisie.

Algemene regel voor het reduceren van de omvang is dus: stel kolommen zo krap mogelijk in.

Rapporten

Rapporten nemen onevenredig veel ruimte in. Om de omvang van de database te beperken moeten we dus geen overbodige rapporten laten staan.

Formulieren en query’s

Deze objecten nemen relatief de minste ruimte in binnen een database.

VBA-modules

De grootte van VBA modules is evenredig aan het aantal regels dat ze tellen. Zorg ervoor dat er binnen de VBA editor geen onnodige of niet gebruikte verwijzingen staan. Hetzelfde geldt voor de invoegtoepassingen.

OLE objecten

Deze objecten nemen met name in oudere Access versies zeer veel ruimte in. In Access 2007 is er een extra optie gekomen om dit probleem te beteugelen.

Overig

Bij het aanbrengen van veranderingen geeft Access gebruikte blokken niet automatisch vrij. Daartoe moeten we de database comprimeren. Ook een oplossing kan zijn het creëren van een nieuwe database en het importeren van alle objecten uit het origineel.

Ook zogenaamde non-querydef  SQL kunnen de database flink laten uitdijen al verdwijnt dit effect weer na het comprimeren. Wat is non-querydef  SQL? Elke keer als we een SQL string buiten een reguliere Query gebruiken (bijvoorbeeld achter een rapport of formulier, of elementen op een formulier),  moet Access die string elke keer binden als deze gedraaid wordt. Dit proces kost veel ruimte. Echte Query’s worden gebonden als ze opgeslagen worden. Access weet dan als ze gedraaid worden hoe het deze Query’s moet uitvoeren.

Reacties

Een reactie posten

Populaire posts van deze blog

Excel: VBA script om wachtwoord te verwijderen

Af en toe krijg ik een vraag om een wachtwoord van een Excel blad te halen. Doodsimpel met VBA. Hier een script dat ik gebruik: Sub WachtwoordCrack()     Dim a As Integer, b As Integer, c As Integer, d As Integer, _     e As Integer, f As Integer, g As Integer, h As Integer, _  I As Integer, j As Integer, k, m As Integer     Dim begin As Date, eind As Date     Dim duur As String     Dim objSheet As Worksheet     begin = TimeValue(Time)     On Error Resume Next     For Each objSheet In Application.Worksheets         For a = 65 To 66: For b = 65 To 66: For c = 65 To 66             For d = 65 To 66: For e = 65 To 66: For f = 65 To 66                 For g = 65 To 66: For h = 65 To 66: For I = 65 To 66                     For j = 65 To 66: For k = 65 To...
1 reactie
Meer lezen

Excel 2013: uniek aantal in draaitabel

Tot en met versie 2010 was het in Excel lastig om in een draaitabel een uniek aantal (DISTINCT COUNT) te tellen. We geven een voorbeeld op basis van een verkoperslijst. In deze lijst kunnen we zien welke verkopers welke artikelen hebben verkocht. Willen we nu in een draaitabel laten zien hoeveel artikelen een verkoper heeft verkocht, dan krijgen we wel de aantallen maar niet de unieke aantallen te zien. Om toch de unieke aantallen te laten zien, hebben we een aantal stappen nodig. Op het moment dat we de draaitabel invoegen, krijgen we in Excel 2013 dit dialoogvenster: Onderaan zien we daar een nieuwe optie: Deze gegevens toevoegen aan het gegevensmodel . Deze optie moeten we aanvinken, voor we op OK klikken. We krijgen dan een iets ander beeld dan normaal: Normaliter krijgen we alleen de veldnamen. Nu zien we er het woord Bereik boven staan. Voor het voorbeeld heb ik nu Verkoper toegevoegd aan Rijen en Artikelomschrijving aan Waarden . Het resultaat is identiek...
Een reactie posten
Meer lezen

Excel: laatste datum voor een groep, draaitabel of matrixformule?

Via een Excel groep krijg ik de vraag hoe je de laatste datum voor een groep er uit kunt pikken. We geven hier even de voorbeelddata: Voor zover ik kan zien zijn er in ieder geval twee mogelijkheden: met matrixformules en met een draaitabel . Oplossing: draaitabel We zullen het in dit voorbeeld maar even helemaal volgens de regels van de Excel kunst doen. Voor het maken van de draaitabel heb ik de lijst eerst omgezet naar een tabel ( INVOEGEN => DRAAITABEL ). De naam veranderen we dan even van Tabel1 in draaitabel . Vervolgens maken we de draaitabel. Via Waardeveldinstellingen kiezen we dan voor het datumveld voor Max en bij Getalnotatie voor Datum . De kopjes zetten we even om naar Naam en Laatste datum . Klaar. Oplossing: matrixformules Voor dat we de matrixformules gaan maken, creëren we eerst namen met flexibele bereiken: datum =VERSCHUIVING(Blad1!$B$2;0;0;AANTALARG(Blad1!$B:$B)-1;1) naam =VERSCHUIVING(Blad1!$A$2;0;0;AANTALARG(Blad1!$A:$A...
Een reactie posten
Meer lezen