Excel: draaitabellen versus functies als SOMMEN.ALS, GEMIDDELDEN.ALS en AANTALLEN.ALS; ad hoc versus standaard
De Excel draaitabel is misschien wel de beste tool in de markt voor ad hoc rapporten. We kunnen heel snel gegevens langs allerlei invalshoeken met elkaar vergelijken.
Zodra het evenwel gaat om standaard rapporten, rapporten die langer meemoeten en de uitkomsten gestandaardiseerd aan moeten leveren, vind ik de draaitabel minder geschikt.
Dan geef ik de voorkeur aan Excel functies als:
De opbouw van dergelijke rapporten is beslist ingewikkelder en vergt dus meer tijd. Tegenover die tijdsinvestering staat een langere levensduur.
In het onderstaande voorbeeld heb ik met drie voorbeelden de SOMMEN.ALS, GEMIDDELDEN.ALS en AANTALLEN.ALS uitgezet tegen de overeenkomstige draaitabellen.
De voorbeelden zijn gebaseerd op een dataset. Voorbeelden en dataset zijn te downloaden. In de download is goed te zien hoe ik de verschillende functies gebruikt heb.
Zelfs in deze betrekkelijk eenvoudige voorbeelden is al een belangrijk verschil te zien. Bij een selectie op land blijven de linker voorbeelden alle rijen en kolommen tonen. Uit de draaitabellen verdwijnen de rijen en kolommen die geen gegevens opleveren.
Het bestand ExcelDraaitabelanders.xlsx is te downloaden via:
https://drive.google.com/folderview?id=0B7HgkOwFZtdZVmhRQUZFM28yc1U&usp=sharing
Zodra het evenwel gaat om standaard rapporten, rapporten die langer meemoeten en de uitkomsten gestandaardiseerd aan moeten leveren, vind ik de draaitabel minder geschikt.
Dan geef ik de voorkeur aan Excel functies als:
- SOMMEN.ALS
- GEMIDDELDEN.ALS
- AANTALLEN.ALS
De opbouw van dergelijke rapporten is beslist ingewikkelder en vergt dus meer tijd. Tegenover die tijdsinvestering staat een langere levensduur.
In het onderstaande voorbeeld heb ik met drie voorbeelden de SOMMEN.ALS, GEMIDDELDEN.ALS en AANTALLEN.ALS uitgezet tegen de overeenkomstige draaitabellen.
De voorbeelden zijn gebaseerd op een dataset. Voorbeelden en dataset zijn te downloaden. In de download is goed te zien hoe ik de verschillende functies gebruikt heb.
Zelfs in deze betrekkelijk eenvoudige voorbeelden is al een belangrijk verschil te zien. Bij een selectie op land blijven de linker voorbeelden alle rijen en kolommen tonen. Uit de draaitabellen verdwijnen de rijen en kolommen die geen gegevens opleveren.
Het bestand ExcelDraaitabelanders.xlsx is te downloaden via:
https://drive.google.com/folderview?id=0B7HgkOwFZtdZVmhRQUZFM28yc1U&usp=sharing
Verdere tips: je kunt het bestand exceltips.pdf (laatst gewijzigd (12-9-2014) hier downloaden:
https://drive.google.com/folderview?id=0B7HgkOwFZtdZVmhRQUZFM28yc1U&usp=sharing
Andere blogs over Excel
Voor het beste overzicht verwijs ik naar een pagina van mijn website: http://www.walmar.nl/spreadsheets.asp
Reacties