DATA: VAN DATA NAAR RAPPORT: EEN CHECKLIST

1 Inleiding

Als we een rapport moeten maken, ligt de focus vaak vooral op de uitkomst van de analyse en de presentatie daarvan. Allerlei andere zaken die noodzakelijk zijn voor een rapport, komen vaak gedurende het maakproces aan de orde. We gaan deze zaken hier onder de loep nemen.

2 De toegankelijkheid van de data

Het is een basisvoorwaarde voor een rapport dat de data beschikbaar en analyseerbaar zijn.

 Waar komen de data vandaan?
Data kunnen uit diverse bronnen komen. Ze kunnen opgeslagen liggen in databases, in losse bestanden zoals Excel en bestanden in CSV formaat, van webpagina’s komen of zelfs los verzameld moeten worden.

 Hebben we directe toegang tot de data? 
Data kunnen opgeslagen liggen in databases van derden waarbij het de vraag is of we rechtstreeks bij deze data kunnen of dat het indirect moet gebeuren via koppelingen (zoals ODBC) of exportbestanden (zoals CSV, EXCEL).

 Hebben we een overzicht van de structuur van de data?
Als data niet direct toegankelijk zijn, bijvoorbeeld doordat ze opgeslagen liggen in databases van derden, is het de vraag of we in beeld hebben hoe deze data gemodelleerd zijn. Veel leveranciers van databases willen bijvoorbeeld geen relatieschema verstrekken. Een relatieschema geeft een beeld van de inhoud van tabellen en de relaties tussen de tabellen.

Hieronder een simpel voorbeeld van een relatieschema.

 Hebben de data het juiste formaat?
Als we bijvoorbeeld berekeningen of grafieken willen maken, moeten de data dat wel mogelijk maken.

3 Karakter van rapporten: ad hoc vs. statisch

Bij rapporten is het erg belangrijk welke eisen er aan de inhoud wordt gesteld.

 Is de relatie tussen data en weergave betrekkelijk statisch? 
Denk bijvoorbeeld aan facturen. Een factuur kan weliswaar naar data verschillen maar de weergave van deze data is behoorlijk eenvormig.

 Is de relatie tussen data en weergave betrekkelijk dynamisch? 
Denk bijvoorbeeld aan draaitabellen en draaigrafieken waarbij steeds andere data tegen elkaar uitgezet moeten kunnen worden.

 Is de weergave sterk geparametriseerd?
Het kan van belang zijn veel verschillende filters in te kunnen stellen. Veel keuzemogelijkheden maken het mogelijk data vanuit verschillende perspectieven te bekijken. Ook kan het van belang zijn delen van het rapport facultatief zichtbaar of onzichtbaar te kunnen maken.

4 Weergave van rapporten

Bij rapporten kan de focus vooral liggen de inhoud maar ook de vormgeving kan belangrijk zijn?

 Willen we de data cijfermatig weergeven en/of grafisch?
 Is de vormgeving van een rapport van belang?

5 Verspreiding van rapporten

Bij rapporten is het van belang dat anderen deze kunnen inzien. De vraag is natuurlijk hoe dat inzien geregeld moet worden.

 Moet een rapport bijvoorbeeld op gezette tijden verspreid worden?
We willen natuurlijk voorkomen dat we handmatig rapporten moeten verspreiden.

 Welk medium hebben we nodig voor elk rapport?
We kunnen dan denken aan papier, PDF en web formaat.

 Moet een rapport algemeen beschikbaar zijn?
Als een rapport steeds ter inzage moet zijn, moeten we hier voor zorgen door ze bijvoorbeeld via het web beschikbaar te maken.

 Moet een rapport extern verspreid worden?
Dat stelt andere eisen aan de vormgeving.

6 Toegankelijkheid van rapporten

Het is niet vanzelfsprekend dat elk rapport voor iedereen toegankelijk is.

 Moet elk rapport voor iedereen toegankelijk zijn?
We kunnen dan denken aan een indeling door middel van een inlogprocedure en leesrechten.

7 Onderhoudbaarheid van rapporten

Als rapporten klaar zijn is de mate van onderhoudbaarheid van belang. Statische rapporten zullen minder onderhoud vergen dan ad hoc rapporten.

 Hoe is het onderhoud van elk geregeld? Extern of intern?
 Hebben rapporten een complexe vormgeving?

8 Documentatie van het rapport

Rapporten dienen gedocumenteerd te zijn.

 In welke informatiebehoefte voorziet het rapport?
 Uit welke bronnen komen de data?
 Welke data zijn er gebruikt?
 Hoe zijn de data eventueel bewerkt?
Denk hier aan allerlei berekeningen.

 Is er een beschrijving van de opbouw van het rapport?

9 Welke tools?

Er is in de markt diverse software beschikbaar om rapporten te maken. We noemen een aantal belangrijke: Crystal Reports, Cognos, Business Objects, Reporting Services/Report Builder, Qlikview, MS Excel en MS Access.

Het is lastig een nuchtere en objectieve beoordeling te geven van deze instrumenten. In feite is het veel belangrijker voor de gewenste rapporten de punten 2 tot en met 8 in kaart te brengen. Daarna kunnen we veel beter vaststellen welke instrumenten zich het beste lenen voor de gestelde eisen.