woensdag 26 november 2014

Excel: laatste datum voor een groep, draaitabel of matrixformule?

Via een Excel groep krijg ik de vraag hoe je de laatste datum voor een groep er uit kunt pikken. We geven hier even de voorbeelddata:


Voor zover ik kan zien zijn er in ieder geval twee mogelijkheden: met matrixformules en met een draaitabel.

Oplossing: draaitabel

We zullen het in dit voorbeeld maar even helemaal volgens de regels van de Excel kunst doen. Voor het maken van de draaitabel heb ik de lijst eerst omgezet naar een tabel (INVOEGEN => DRAAITABEL). De naam veranderen we dan even van Tabel1 in draaitabel. Vervolgens maken we de draaitabel.

Via Waardeveldinstellingen kiezen we dan voor het datumveld voor Max en bij Getalnotatie voor Datum. De kopjes zetten we even om naar Naam en Laatste datum. Klaar.

Oplossing: matrixformules

Voor dat we de matrixformules gaan maken, creƫren we eerst namen met flexibele bereiken:

datum =VERSCHUIVING(Blad1!$B$2;0;0;AANTALARG(Blad1!$B:$B)-1;1)
naam =VERSCHUIVING(Blad1!$A$2;0;0;AANTALARG(Blad1!$A:$A)-1;1)

Vervolgens typen we in het bereik D4:D9 aap t/m jet. Daarboven plaatsen we weer kopjes. Dan typen we in cel E4 de formule:

=MAX(ALS(naam=D4;datum))

We moeten hier een matrixformule van maken en dus afsluiten door op CTRL SHIFT ENTER te drukken. In de cel zien we dan:

{=MAX(ALS(naam=D4;datum))}

Deze matrixformule trekken we dan door tot D9.

Conclusie

De oplossing met de matrixformules is technisch meer een kunststukje. De oplossing met de draaitabel is eenvoudiger. De laatste oplossing groeit ook mee met de data. Het voordeel van de matrix formule is wel dat deze onmiddellijk wordt bijgewerkt. Dat maakt hem dynamischer dan een draaitabel.

Bijbehorende bestand ExcelMax.xlsx is te downloaden via:

https://drive.google.com/folderview?id=0B7HgkOwFZtdZVmhRQUZFM28yc1U&usp=sharing

Verdere tips: je kunt het bestand exceltips.pdf (laatst gewijzigd (12-9-2014) hier downloaden:


Een reactie posten