woensdag 22 oktober 2014

Access: hoe kunnen we de omvang van een database beïnvloeden?

Inleiding

De omvang van de database in Access heeft een limiet van 2 Gigabyte. Boven deze limiet ontstaan er problemen. De database wordt onbetrouwbaar.

Hieronder de specificaties van Microsoft voor een MDB of ACCDB database:

Bepalend voor de grootte

Uiteraard is het de hoeveelheid data die bepaalt hoe groot een Access database wordt. Maar dit is te simpel gesteld. Er zijn allerlei factoren die in verschillende mate invloed hebben op de grootte. We gaan deze factoren op een rijtje zetten.

  • Aantal objecten of tabellen, query’s, formulieren, rapporten, VBA modules.
  • Aantal kolommen of velden.
  • Gegevenstype en veldeigenschappen.
  • Toegevoegde OLE objecten aan de database.
  • SQL als Querydef.
  • In VBA gecreëerde objecten.
  • Verwijzingen.
  • Invoegtoepassingen / addins.
  • Aantal geregistreerde gebruikers voor de database.

Mogelijke aanpassingen van de grootte van de database

Tabellen: aantal records

Tabellen groeien evenredig aan het aantal records. Het kan dus de moeite lonen records over te hevelen naar tabellen voor historische gegevens in een andere database. Elke nieuwe database kan opnieuw 2 gigabyte groot zijn. Externe koppelingen naar een derde database laten de database met de gekoppelde tabellen nauwelijks groeien.

Tabellen: aantal kolommen

Hoe meer kolommen, hoe groter de tabel. Het kan dus schelen om het aantal kolommen te reduceren. Is de Id die Access vaak automatisch toevoegt, strikt nodig? Is een tabel goed genormaliseerd? Afgeleide kolommen kunnen eventueel verwijderd worden.

Tabellen: gegevenstypen en veldeigenschappen

Als we bij een kolom kiezen voor numeriek dan kiest Access bij veldeigenschappen automatisch voor Lange integer waar een gewone Integer of een Byte minder ruimte in beslag neemt. Het zelfde geldt voor dubbele en enkele precisie.

Algemene regel voor het reduceren van de omvang is dus: stel kolommen zo krap mogelijk in.

Rapporten

Rapporten nemen onevenredig veel ruimte in. Om de omvang van de database te beperken moeten we dus geen overbodige rapporten laten staan.

Formulieren en query’s

Deze objecten nemen relatief de minste ruimte in binnen een database.

VBA-modules

De grootte van VBA modules is evenredig aan het aantal regels dat ze tellen. Zorg ervoor dat er binnen de VBA editor geen onnodige of niet gebruikte verwijzingen staan. Hetzelfde geldt voor de invoegtoepassingen.

OLE objecten

Deze objecten nemen met name in oudere Access versies zeer veel ruimte in. In Access 2007 is er een extra optie gekomen om dit probleem te beteugelen.

Overig

Bij het aanbrengen van veranderingen geeft Access gebruikte blokken niet automatisch vrij. Daartoe moeten we de database comprimeren. Ook een oplossing kan zijn het creëren van een nieuwe database en het importeren van alle objecten uit het origineel.

Ook zogenaamde non-querydef  SQL kunnen de database flink laten uitdijen al verdwijnt dit effect weer na het comprimeren. Wat is non-querydef  SQL? Elke keer als we een SQL string buiten een reguliere Query gebruiken (bijvoorbeeld achter een rapport of formulier, of elementen op een formulier),  moet Access die string elke keer binden als deze gedraaid wordt. Dit proces kost veel ruimte. Echte Query’s worden gebonden als ze opgeslagen worden. Access weet dan als ze gedraaid worden hoe het deze Query’s moet uitvoeren.

Een reactie posten