Doorgaan naar hoofdcontent

Excel: Aanpak voor de opzet van rekenmodellen

Informatieanalyse

· Zet alle gegevens die nodig zijn voor het rekenblad op een rijtje.
· Bepaal de onderlinge samenhang van deze gegevens: wat hoort bij wat.
· Bepaal welke gegevens afleidbaar zijn van andere en hoe ze af te leiden zijn; zo berekenen we het totaal
  van een orderregel met de formule aantal * prijs en het eindtotaal als som van alle aantal * prijs.
· Maak de gegevens ondeelbaar. In een kolom mogen bij voorkeur alleen gelijksoortige gegevens staan. 
  Adres moeten we dus splitsen in straat, huisnummer en eventuele toevoeging. Namen in bijvoorbeeld voor-
  , achternaam en tussenvoegsel.
· Bepaal ten slotte welke gegevens we direct moeten invoeren.

Opzet van de rekenbladen

Bij het opzetten van het rekenblad gaan we uit van het volgende procesmodel:

· Er gaan gegevens in: de input.
· De gegevens ondergaan een bewerking: het proces.
· Er gaan gegevens uit: de output.

Veelal is dit niet alleen maar eenrichtingsverkeer: bewerkte gegevens kunnen weer de input vormen voor nieuwe bewerkingen. We kunnen er ook gaandeweg de opzet achterkomen dat er input ontbreekt omdat er output gevraagd wordt die we niet kunnen afleiden uit bestaande gegevens. Het kan dus zijn dat we stappen moeten herhalen.

We gaan de opzet nu zodanig maken dat het model terug te vinden is. We gaan input, bewerking en output zo overzichtelijk mogelijk van elkaar scheiden.

De output

We beginnen achteraan omdat juist het gewenste resultaat bepaalt welke gegevens we nodig hebben.

· Beschrijf welke overzichten we nodig hebben en waar we die overzichten en van welke gegevens we die af
  moeten leiden
· Beschrijf de grafieken die we nodig hebben, af te leiden van welke gegevens
· Maak aparte bladen voor grafieken en overzichten
· Gebruik bij overzichten en grafieken namen voor bereiken en baseer deze namen waar mogelijk op 
  flexibele bereiken

Invoerbladen

De volgende stap is de opzet en de uitwerking van de invoerbladen.
· Maak invoerbladen voor de gegevens naar hun onderlinge samenhang.
· Maak eventueel een apart blad voor constanten als omrekenfactoren e.d.
· Maak invoervelden en valideer deze desgewenst.
· Maak voor de opmaak zoveel mogelijk gebruik van stijlen zodat opmaak en beveiliging centraal aan te
  sturen zijn.

Opzet bewerkingsbladen

En ten slotte de verschillende bewerkingsbladen.
· Maak aparte rekenbladen voor het aansturen van grafieken en overzichten.
· Maak de formules om de gegevens van de invoerbladen om te zetten naar de juiste resultaten.
· Hou er bij het maken van formules rekening mee eventuele criteria zo veel mogelijk in afzonderlijke cellen
  te zetten
· Hou er bij het opzetten van formules zoveel mogelijk rekening mee dat bereiken met invoergegevens
  kunnen groeien.
· Hou bij het opzetten van formules ook rekening met fouten.
· Documenteer eventueel je formules zodat het voor anderen te begrijpen is.
· Maak voor de opmaak zoveel mogelijk gebruik van stijlen zodat opmaak en beveiliging centraal aan te
  sturen zijn.

Eventueel gebruik van VBA

· Maak eventueel menuknoppen en besturingsknoppen
· Verberg bladen als we ze alleen maar voor bewerking gebruiken of als ze niet in beeld hoeven te zijn

Beveiliging

· Zorg ervoor dat de formules zelf desgewenst uit beeld blijven en alleen het resultaat zichtbaar is
· Beveilig werkbladen en werkmap zodanig dat alleen invoer en bekijken mogelijk zijn

Reacties

Populaire posts van deze blog

Excel: VBA script om wachtwoord te verwijderen

Af en toe krijg ik een vraag om een wachtwoord van een Excel blad te halen. Doodsimpel met VBA. Hier een script dat ik gebruik: Sub WachtwoordCrack()     Dim a As Integer, b As Integer, c As Integer, d As Integer, _     e As Integer, f As Integer, g As Integer, h As Integer, _  I As Integer, j As Integer, k, m As Integer     Dim begin As Date, eind As Date     Dim duur As String     Dim objSheet As Worksheet     begin = TimeValue(Time)     On Error Resume Next     For Each objSheet In Application.Worksheets         For a = 65 To 66: For b = 65 To 66: For c = 65 To 66             For d = 65 To 66: For e = 65 To 66: For f = 65 To 66                 For g = 65 To 66: For h = 65 To 66: For I = 65 To 66                     For j = 65 To 66: For k = 65 To...

Excel: gegevenslabel alleen bij de laatste waarde in een grafiek

Creatief met Corona Bij het maken van een grafiek over de voortschrijdende Corona cijfers in Nederland liep ik tegen een probleem aan. Als je bij een reeks gegevens in een grafiek de gegevenslabels aan zet, krijg je die labels bij elke waarde. Ik wilde dit label alleen bij de laatste waarde tonen. Nu kun je natuurlijk alle andere gegevenslabels afzonderlijk wissen, maar dat is een hoop werk. Op zoek naar een andere manier dus. De cijfers datum aantal 1-3-2020 3 2-3-2020 8 3-3-2020 5 4-3-2020 15 5-3-2020 44 6-3-2020 46 7-3-2020 60 8-3-2020 76 9-3-2020 57 10-3-2020 61 11-3-2020 121 12-3-2020 111 13-3-2020 190 14-3-2020 155 15-3-2020 176 16-3-2020 278 17-3-2020 292 18-3-2020 250 19-3-2020 20-3-2020 21-3-2020 22-3-2020 23-3-2020 24-3-2020 25-3-2020 ...

Vrouwen van het Friese verzet. Gevecht op vele fronten.

  Al toen mijn vorige boek, de biografie van Piet Oberman zijn voltooiing naderde, rees bij mij het idee onderzoek te doen naar de bijdrage van vrouwen aan het Friese verzet. Hoe groot was hun bijdrage eigenlijk geweest? En wie waren deze vrouwen precies? Eenmaal aan de slag werden me van alle kanten namen aangereikt. Of ik aan Wieke Bosch gedacht had? Nee, nooit van gehoord zelfs. Of Bouwina Meindertsma? Ja, die naam was ik eerder tegen-gekomen. Zelf ging ik ook op onderzoek uit en zo onstond gaande-weg een lijst met tweeëndertig namen van vrouwen die in de oorlog betrokken waren bij het verzet tegen de Duitse overheerser. Voor een deel afkomstig uit Friesland, maar voor een groot deel ook uit de rest van Nederland. Uit Groningen, Utrecht en Noord- en Zuid-Holland. En zelfs een jonge Joodse vrouw uit Duitsland. Ze moesten in de Tweede Wereldoorlog het hoofd bieden aan een wrede bezetter. Maar het boek gaat niet alleen over de oorlog.  De vrouwen moesten ook nog opboksen ...